SharePoint op hol!

Ongeacht of we praten over Teams of welke vorm van SharePoint dan ook. De wijze van verstrekking bestrijkt een spectrum van “laat 1000 bloemen bloeien” en stel alle knoppen beschikbaar tot uitsluitend op basis van een gevalideerd proces stel IT een site beschikbaar.

De waarheid ligt waarschijnlijk in het midden.

Er zijn 7 manieren om een SharePoint te maken.

  1. Via het SharePoint admin panel

  2. Met de knop op de SharePoint verzamelpagina

  3. Creëer een Groups en je ontplooit een SharePoint

  4. Start een Teams en je ontplooit een SharePoint

  5. Start een privé-kanaal in Teams en je ontplooit analoog een SharePoint

  6. Maak een gedeelde bibliotheek in OneDrive

  7. Maak een opslagmedium in Yammer bijvoorbeeld voor foto’s en je start een nieuwe SharePoint

Accepteer dat je dit niet de kop in kunt drukken.

Maar wat dan wel?

Retentiemechanismen en migratiesystemen voorkomen dat je op een gegeven moment verstrikt raakt in een onoplosbare jungle van sites.

  1. Maak onderscheid tussen reguliere content en gecontroleerde content. Dit kan op basis van inhoudstypen (content types).
    • Op reguliere content zet je een retentiemechanisme van: als een bestand zoveel maanden niet is bekeken dan beschouwen we het als “het heeft zijn beste tijd wel gehad”.
    • Gecontroleerde content kan een record voorbrengen en op dit record staat per definitie een vastgestelde bewaartermijn waarin het bestand in onveranderbare toestand wordt beheerd. Weggooien kan dan ook niet. Het record levert bewijs voor de organisatie.
  2. Vermijd “in-place records management” bij grotere organisaties[1]. De ervaring leert dan organisatie 2:1 SharePoints opbouwen. Een bedrijf met 1000 medewerkers genereert met gemak 2000 SharePoint sites.
    • Als een site gedurende 24 maanden niet meer is bezocht of als er geen eigenaar meer is dan heb je een reden om de site koud te zetten of in zijn geheel te ontmantelen.
    • Als een site records bevat dan dien je de site in stand te houden tot het jongste record aan het einde van zijn bewaartermijn is.
    • Een gecontroleerd document kan geautomatiseerd worden overgebracht naar een centrale voorziening als Alfresco, OpenText of een centraal SharePoint depot; met achterlaten van een hyperlink op de plek waar het document is ontstaan. Daarmee hebben de mensen die het document hebben doen ontstaan het binnen de context van hun eigen systeem voorhanden.
  3. Omdat veel mensen (vooral jongens) de neiging hebben om op ieder knopje te drukken wat beschikbaar komt ontstaat er vaak een wildgroei aan Teams of SharePoints. Later komt de bezinning en dan realiseert men dat het handiger is om samen te werken. Om dit te ondersteunen richt je een migratiedienst in die het proces ondersteund om sites of Teams samen te voegen.

De retentie en het “merger” mechanisme stelt een organisatie in staat om een wat lossere verstrekkings-aanpak mogelijk te maken en als zodanig beweging in gang te zetten terwijl er stuurmechanismen voorhanden zijn.

Zonder beweging geen sturing

Als er geen beweging kom je niet verder dan de illusie van sturen. Creëer momentum en je hebt iets om aan te draaien. Dit concept kun je doortrekken op je informatiesysteem. Als je alles blokkeert dan gaan mensen toch mogelijkheden vinden om te presteren. Zo ontstaat schaduw IT. Gooi alles dicht en men vlucht naar memorysticks, Dropbox, Google Drive of welk andere oplossing ook.

Bijvoorbeeld: Een leidinggevende vraagt om een bepaalde rapportage en zijn of haar mensen zullen wegen vinden om te leveren. Zo zitten we nu eenmaal in elkaar.

Microsoft is niet blij als ik voorstel om gecentraliseerd archivering en records-management toe te passen. Het idee staat haaks op hun aanpak om records management te doen via de labeling service.