Microsoft 365 en Enterprise Content Management

Je kunt er niet omheen!

Ik heb het een tijdje geprobeerd om bij te houden wat de sam,enstelling is van Microsoft 365 maar ik heb het opgegeven. Anderen hebben dat al veel beter gedaan en het verandert vaak.

Dus als het al één keer heel goed is vastgelegd dan kun je het met moderne middelen gewoon hergebruiken.

SharePoint bestaat ook nog gewoon als een on-premises oplossing.

Er zijn natuurlijk ook nog steeds situaties denkbaar dat Microsoft 365 niet toepasbaar is. Vaak is dat gelegen in het feit dat er bezwaar is tegen opslag van bestanden in de cloud. Er zijn ook situaties waar een IT systeem gewoon beschikbaar moet zijn als alles Internet niet beschikbaar is of gebruikt mag worden. Denk aan militaire toepassingen of situaties na rampen. 

Klik hierboven en je gaat direct naar de site van Jumpto 365

Klik hieronder op een tegel en je gaat direct naar de specifieke uitleg van Microsoft

Een hybride ECM-landschap

Er is niet zoiets als een beetje hybride. Zodra je ook maar 1% cloud toepast dan is er sprake van een hybride situatie. Ik zou het echter zo niet behandelen. Stel je voor er is nog ergens een opslagmedium in een eigen datacentrum voor heel speciale situaties, behandel het dan maar gewoon als een cloudomgeving. Het wordt anders als het snijpunt tussen on-premises en cloud meer naar het midden beweegt.

Denkbare vormen van hybride ECM.

100% SharePoint gebaseerd maar een deel van de informatie wordt niet in de cloud opgeslagen of behandeld. Denk aan gevoelige informatie die je vanwege (intern) beleid niet in de cloud mag.

Microsoft 365 wordt toepast voor het dagelijkse gebruik. Iedereen hanteert dezelfde user interface maar voor een deel van de informatie (of voor alle content) wordt een geautomatiseerde opslag en beheer ingericht op een systeem als Alfresco of enig ander high end content management systeem. 

Het is zelfs zo te organiseren en in te richten dat de eindgebruiker daar niet mee lastig wordt gevallen. De bestanden/ documenten ontstaan in een Teams omgeving of in een SharePoint bibliotheek maar direct na de creatie wordt het bestand verplaats naar een centraal content management systeem. Echter op de plaats waar het bestand is ontstaan blijft een hyperlink achter (met een icoon zoals ieder Word, PowerPoint, Excel etc. bestand) en als de gerbuiker daar op klikt dan opent het gewoon in de gebruikelijke applicatie.