Deze sectie gaat over grenzen

Dit blog is de tweede in een serie van vier die mijn achtergrond weergeeft en hoe ik redeneer. Als ontwerper kom ik misschien speels, onorthodox en intuïtief over, maar daarachter zit een methode. Niet als keurslijf maar als toetssteen.

Als je 'out of the box' wil denken, dan zul je eerst de doos moeten herkennen.

Observeer
Kaders
Reflecteer
Groei

Ontwerpen is een organisch proces. Het ziet er misschien volgtijdelijk of cyclisch uit, maar in de geest van de ontwerper is het een constante iteratie van alle fasen.

In de loop van een project ligt de nadruk achtereenvolgens op deze 4 fasen

Waarom?

Wat is het probleem dat je probeert op te lossen?

Wat is de businesscase? Of moeten we er een definiëren? Dat is de essentiële vraag in deze kwestie, en als je die vraag precies zo formuleert “wat is de businesscase?” bij een materiedeskundige of de probleemeigenaar, krijg je verbaasde gezichten.

Er zijn twee strikvragen.

  • Vraag bij een nieuwe aanvraag voor een (IT)oplossing: “wat als we niets doen?”
  • Vraag in het geval van sanering of applicatie-rationalisatie (een proces om een IT-erfenis te vereenvoudigen, te standaardiseren of te convergeren): “Wat als we deze applicatie afsluiten?”.

In het antwoord zit de businesscase verscholen. Maar aarzel niet om een beetje te zeuren en ga verder met je onderzoek door vragen te stellen als “waarom is dat een probleem?”. Een vriendelijk gezicht en een vriendelijke sfeer zijn belangrijk op deze plek, omdat je misschien als een bedreiging overkomt op mensen die de kost verdienen door een proces uit te voeren dat zo dom is dat een computer het kan.

Financiële kaders

Wat kun je besteden? Is er een budget of een sponsor die wil investeren in de oplossing die je in gedachten hebt?

Wat is de zakelijke rechtvaardiging?

Heb je zoveel geld dat je kunt uitgeven aan frivoliteiten, of heb je een zakelijke rechtvaardiging nodig om te investeren? Verwacht rendement geeft een duidelijk beeld van de rechtvaardiging om te investeren in de nieuwe “tool”.

In het publieke domein mag je soms de kaart van servicegraad trekken.

Strategie

Is er een strategie gedefinieerd op het gebied waar je aan de slag gaat en hoe ga je daarmee om?

Wettelijke kaders

De ontwerper moet weten wat de wettelijke grenzen zijn. Juridische expertise is essentieel in de fase van vraagonderzoek. Maar er is één ding met deze juridische experts waar u rekening mee moet houden. 

Vraag een jurist nooit om toestemming voor een oplossing. Dat ga je nooit krijgen. Juristen/ advocaten weten veel van grenzen, maar je moet je oplossing presenteren met een houding als: “Gezien de grenzen die worden aangereikt, is dit de voorgestelde oplossing!” Gebruik dan stilte en laat het rustig tot de mensen doordringen. De ontwerper moet hierin zijn of haar autoriteit maar accepteren.

jurist: zelfstandig naamwoord \ meervoud: conflict

Definitie: : degene wiens beroep het is cliënten te adviseren over wettelijke rechten en plichten en cliënten te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures

Zijn er standaarden waaraan u moet voldoen?

Denk aan industriële standaarden in de lucht- en ruimtevaart, automotive, financiën, voeding of farmacie, gezondheidszorg etc. Denk aan waar de organisatie zich aan heeft gecommitteerd. Deze normen kunnen een specifieke procesbenadering vereisen; traceerbaarheid is de sleutel.

Wat zijn de interne bedrijfsregels of kaders?

Soms komen voort uit een bedrijfsstrategie en vaker bestaan ze in het collectieve geheugen van een bedrijf. In sommige gevallen spannen mensen zich in om een bedrijfsbeleid te definiëren. Soms constateert een ontwerper tekortkomingen in de set regels en in dat geval; Aarzel niet om tastbare, realistische bedrijfsregels voor te stellen en deze te laten valideren.

Architectuur-principes

Wat is de reeks architecturale principes die een organisatie hanteert? U kunt een beleid als “SAP/Microsoft tenzij” niet negeren. Hoe zit het met het cloud-beleid?

Train de mensen waarmee je het ontwerpproces gaar doorlopen. Maak je bewust en investeer in je gesprekspartners

Voordat ik inga op behoeftestelling, begin ik altijd met een bewustwordingstraining. In 3 workshops van elk 4 uur gaan we aan de slag met de tooling zoals M365. Echt hands-on spelen en ontdekken via knutselen in een speciale speelomgeving.

Stel een team samen dat zich gaat bezighouden met functioneel beheer.

Functioneel beheer (ontwerp en handhaving) vraagt om een multidisciplinair team. Het is niet zo dat je elke keer het volledige publiek nodig hebt, maar je moet praten met mensen met een achtergrond in juridische zaken, beveiliging, persoonsgegevens & HR-gerelateerde zaken. U zult met “het bedrijf” moeten praten, want dat is het publiek dat we ondersteunen, en daar vindt u de experts op het gebied. IT heeft natuurlijk ook een belangrijke inbreng.

De mensen waar je mee praat zijn allemaal specialist op hun eigen vakgebied.

Het is de rol van de ontwerper om die krachten te bundelen.

Denk aan de tien geboden. In wezen is het een rudimentaire procesbeschrijving van hoe een samenleving geleid moet worden. Haal het uit de religieuze context, dan ga je juridische zaken bespreken. Als je wettekst leest, vind je regels over sociaal gedrag, hoe te handelen of wat niet te doen, en in het geval van strafrecht ook de straf als je die regels overtreedt. OK, de schrijfstijl is vaak erg complex, maar als je de moeite neemt, is er voldoende procesbeschrijving om die advocaat als je peer te accepteren.

Hetzelfde geldt voor beveiligingsexperts of materiedeskundigen. Bij vraagonderzoeken brengen deze mensen hun specialisme in de discussie. De oplossingsontwerper moet de generalist zijn die de open plek moet vinden in de jungle van beperkingen.

De zoektocht naar de open plek of de ontwerpruimte.

Het ziet eruit als een geschikte plek voor een huisje. Plaats genoeg!

In de nabije omgeving vindt u scholen, musea, ziekenhuizen, winkels en een gezellige gezelligheid. De omgeving is hot!

Er zullen beperkingen zijn, niet alleen geld, want een vierkante meter kost je ongeveer 1 Zillion dollar. Sanitair kan ook een probleem zijn.

Probeer realistisch te zijn wanneer je een open plek vindt in een jungle van regels en beperkingen.

The theory of constraints

De theorie van beperkingen is een managementparadigma dat elk beheersbaar systeem beschouwt als beperkt in het bereiken van meer van zijn doelen door een zeer klein aantal beperkingen. Er is altijd minstens één beperking en TOC gebruikt een focusproces om de beperking te identificeren en de rest van de organisatie eromheen te herstructureren. TOC hanteert het gangbare idioom "een ketting is niet sterker dan de zwakste schakel". Dat betekent dat organisaties en processen kwetsbaar zijn omdat de zwakste persoon of onderdeel ze altijd kan beschadigen of breken, of in ieder geval de uitkomst negatief kan beïnvloeden.

Gezond verstand!

Met afstand het belangrijkste ontwerp-principe.