Informatiemanagement

Definities

Vraag 25 specialisten naar een definitie en je krijgt tenminste 26 resultaten.

Wikipedia definitie

Ik voel me het meest senang bij de term informatiemanagement. Naast andere primaire bedrijfsmiddelen als grondstof, infrastructuur, faciliteiten en personeel is informatie essentieel. Zonder dat begrip gebeurt er niets en loopt iedereen als een kip zonder kop in de rondte.

Er is een stroming die een onderscheid wil maken tussen gestructureerde informatie en ongestructureerde informatie. Zaken als een logistiek ERP systeem of een CRM systeem worden beschouwd als gestructureerde data omdat alles tot op bijna moleculair niveau is gekwantificeerd en/ of genormaliseerd. Met deze systemen kun je vooral rekenen. Zelfs in die mate dat computers met elkaar kunnen communiceren.

Is uw voorraad bijvoorbeeld gedaald tot een bepaalde drempelwaarde, dan kunt u automatisch nieuwe bestellen. Dit vereist geen mankracht en voorkomt fouten.

Als we het hebben over bestanden (bestanden), wordt de term ongestructureerde data gebruikt. Dit soort informatie wordt verwerkt met ECM-systemen (Enterprise Content Management) en er zijn zelfs bewegingen die denken dat als je Business Intelligence aan het palet toevoegt, er EIM (Enterprise Information Management) is.

Een organisatie van 1000 mensen is moeiteloos in staat om 5 miljoen documenten te beheren. Het gaat niet alleen om formele brieven die zijn gemaakt in MS Word of Excel of PowerPoint. We accepteren bijvoorbeeld dat een Whatsapp-bericht van een beheerder een proces in gang kan zetten. Houd ook rekening met de stapels e-mail die per dag/maand/jaar worden gegenereerd.

Toch zie je dat technieken als normalisatie en structurering steeds meer waarde toevoegen aan systemen voor ongestructureerde data.

Foto’s zijn bestanden (bestanden/documenten) waar je met een full-text search niets met de beste wil van de wereld kunt doen. Tekeningen (Cad Cam), muziekbestanden ook zoiets. Juist door technieken als modelleren/normaliseren en classificeren is het ook mogelijk om modellen of foto’s van een bepaald onderwerp opvraagbaar te maken. Iemand moet de moeite nemen om attributen/trefwoorden/tags toe te voegen zodra een bestand is opgeslagen. Spotify is erin geslaagd 70 miljoen ongestructureerde databestanden zo op te slaan dat een gebruiker in een paar klikken vindt wat de persoon zoekt.

Dit is het gebied waar ik een belangrijke bijdrage kan leveren. Overzicht, structuur en coördinatie.

Informatiemanagement; bestudeer het hele landschap en zorg er voor dat alle systemen elkaar "verstaan" of dezelfde betekenis toekennen aan bepaalde begrippen. Het voorhanden hebben van ongestructureerde data is geen reden om er een rommeltje van te maken.

Overzicht

Samenwerken (collaboration)

Alles wat te maken heeft met de ondersteuning van samenwerken. Praten met elkaar al dan niet in dezelfde fysieke ruimte of via de telefoon is ook een vorm van samenwerken. Er worden IT-dingen aangeboden die het gemakkelijker maken en die afstand en tijd overbruggen. 
 

Document-management

De weg van een vaag idee tot een vastgesteld document.

Onderscheppen, opnemen (capture)

Hoe organiseer je digitale content die van buiten de organisatie naar binnenkomt en hoe breng je fysieke documenten in digitale toestand.  

Content-allocatie & Geo-locatie

Bepalen welke content waar moet worden opgeslagen, beheerd, behandeld wordt een discipline op zich. Denk hierbij aan regels met betrekking to “cloud tenzij”  en soms zijn wettelijke of contractuele bepalingen die in ogenschouw genomen dienen te worden. 
 

Digital Asset Management

Het gaat niet alleen over tekstbestanden, spreadsheets of PowerPoint presentaties. Foto’s, audio, CAD-CAM modellen etc. vergen ook specifieke aandacht. Ze zijn onderdeel van de informatiehuishouding van een organisatie.  

Classificatie

Structureer het ongestructureerde zodat automatiseren wordt geoptimaliseerd.  i

Records-management

Ervoor zorgen dat content die bewijs levert in ongewiojzigde toestand blijft behouden voor de duur van een bewaartermijn.  

Web Content Management

Inmiddels zijn websites de gewoonste zaak van de wereld als het gaat om informatieverspreiding. Dit vergt een andere aanpak dan de traditionele bibliotheek. 

Werkstromen (workflow)

Werkstromen of workflow brengt mensen en informatie bij elkaar. If it’s dumb enough, let a computer do the work.

Zoeken (enterprise search)

Mogelijk maken of bevorderen dat informatie wordt gevonden. Mensen in een organisatie schrijven voor een andere. ER is geen bedrijf dat je een salaris betaalt voor een persoonlijk dagboek. 

Integratie

Laat het allemaal met elkaar werken en voorkomt meervoudige registratie

Business Intelligence

Over de speld in de hooiberg