Informatie Management

Definities

Vraag 25 specialisten naar een definitie en je krijgt tenminste 26 resultaten.

Wikipedia definitie

Ik voel me het meest senang bij de term informatiemanagement. Naast andere primaire bedrijfsmiddelen als grondstof, infrastructuur, faciliteiten en personeel is informatie essentieel. Zonder dat begrip gebeurt er niets en loopt iedereen als een kip zonder kop in de rondte.

Er is een stroming die een onderscheid wil maken tussen gestructureerde informatie en ongestructureerde informatie. Zaken als een logistiek ERP systeem of een CRM systeem worden beschouwd als gestructureerde data omdat alles tot op bijna moleculair niveau is gekwantificeerd en/ of genormaliseerd. Met deze systemen kun je vooral rekenen. Zelfs in die mate dat computers met elkaar kunnen communiceren.

Is uw voorraad bijvoorbeeld gedaald tot een bepaalde drempelwaarde, dan kunt u automatisch nieuwe bestellen. Dit vereist geen mankracht en voorkomt fouten.

Als we het hebben over bestanden (bestanden), wordt de term ongestructureerde data gebruikt. Dit soort informatie wordt verwerkt met ECM-systemen (Enterprise Content Management) en er zijn zelfs bewegingen die denken dat als je Business Intelligence aan het palet toevoegt, er EIM (Enterprise Information Management) is.

Een organisatie van 1000 mensen is moeiteloos in staat om 5 miljoen documenten te beheren. Het gaat niet alleen om formele brieven die zijn gemaakt in MS Word of Excel of PowerPoint. We accepteren bijvoorbeeld dat een Whatsapp-bericht van een beheerder een proces in gang kan zetten. Houd ook rekening met de stapels e-mail die per dag/maand/jaar worden gegenereerd.

Toch zie je dat technieken als normalisatie en structurering steeds meer waarde toevoegen aan systemen voor ongestructureerde data.

Foto’s zijn bestanden (bestanden/documenten) waar je met een full-text search niets met de beste wil van de wereld kunt doen. Tekeningen (Cad Cam), muziekbestanden ook zoiets. Juist door technieken als modelleren/normaliseren en classificeren is het ook mogelijk om modellen of foto’s van een bepaald onderwerp opvraagbaar te maken. Iemand moet de moeite nemen om attributen/trefwoorden/tags toe te voegen zodra een bestand is opgeslagen. Spotify is erin geslaagd 70 miljoen ongestructureerde databestanden zo op te slaan dat een gebruiker in een paar klikken vindt wat de persoon zoekt.

Dit is het gebied waar ik een belangrijke bijdrage kan leveren. Overzicht, structuur en coördinatie.

informatie-management; beschouw het hele landschap en zorg er voor dat alle systemen elkaar ” verstaan” of  dezelfde betekenis toekennen aan bepaalde begrippen.

Het voorhanden hebben van ongestructureerde data is geen reden om er een rommeltje van te maken.

Die neem ik voor mijn  rekening 

Overzicht

Samenwerken (collaboration)

Alles wat te maken heeft met de ondersteuning van samenwerken. 

Document-management

De weg van een vaag idee tot een vastgesteld document.

Onderscheppen (capture)

Managing digital-born content outside in & transfer of hard copy to digital

Content-allocatie & Geo-locatie

There is so much content and it has become a science in its own to decide where to put what. This has a company internal aspect, but when working internationally that needs to be covered too

Digital Asset Management

It’s not only about text files. Pictures, audio, (CadCam) models, etc. are part of an organizations information too

Classificatie

Structuring the unstructured to enable automation.

Records-management

Make sure that content that provides proof is kept unchanged for the duration of the retention period.

Web Content Management

The most commonly used way of expressing message. It needs a different approach than the “classic library”.

Werkstromen (workflow)

Connecting people to information. If it’s dumb enough, let a computer do the work.

Zoeken (enterprise search)

Enable retrieval. People write for others to use it in a business situation. No company is paying you to write a personal journal

Integratie

Let it all work together

Business Intelligence

Finding the needles in the haystack.