Governance (beheersbaarheid)

De reeks beleidsregels, rollen, verantwoordelijkheden en processen die bepalen hoe de bedrijfsafdelingen en IT-teams van een organisatie samenwerken om haar doelen te bereiken. Elke organisatie heeft unieke behoeften en doelen die van invloed zijn op haar benadering van governance. Grotere organisaties zullen waarschijnlijk meer – en meer gedetailleerd – bestuur nodig hebben dan kleinere organisaties. Een goed bestuursplan kan:

  • Stroomlijn de implementatie van producten en technologieën, zoals Microsoft 365 en/of SharePoint.
  • Help het systeem van uw organisatie veilig en compliant te houden.
  • Zorg voor het beste rendement op uw investering in technologie.

Eerst een algemene waarschuwing

Als je op zoek bent naar eenvoud, dan is dit niet het goede onderwerp.
Beheer (governance) op het samenspel tussen IT systemen en processen is omgaan met conflicterende doelstellingen en uitgangspunten. De ambitie is om het beheersbaar te maken. We doen ons best om het zo simpel mogelijk te maken maar simpeler dan dat is onmogelijk. En… We moeten de hele olifant beheersen. We kunnen het probleem niet uit de weg gaan met partiele doelen.

Het vergt vakmanschap, lange adem, het vermogen om te luisteren en om de lichaamstaal van het beest te lezen.

Baked Air Solutions en toegevoegde waarde

Ik zie het als mijn rol om krachten te bundelen. Het hele spectrum van de vraag van eindgebruikers regelen voor het realiseren van krachtige, kosteneffectieve en intuïtieve oplossingen. Het is altijd meer dan de som van alle delen.

4 onderwerpen van beheer.

  • IT: nadruk op tooling en infrastructuur.
  • Regels: juridisch, compliance, risico en beveiliging. Regels en voorwaarden die van de buitenwereld komen.​​​​​​​ Gegevensbeveiliging legt de nadruk op technologie en het bieden van een veilige infrastructuur. Gegevensbescherming met een focus op inhoud door toegankelijkheid, vertrouwelijkheid en integriteit te beheersen.
  • Inhoud: (content) en bedrijfslogica; optimale ondersteuning bieden tijdens de levenscyclus van de inhoud.
  • Adoptie: zorg ervoor dat mensen het aanbod op de juiste manier gebruiken en organiseer de vraag. 20% is IT en 80% is gedrag..

Dit is geen nieuwe methodology!

Dit is een operationele benadering van standaarden en methodieken zoals:

  • ITIL 4
  • Cobid 5
  • ISO 9000
McDjumboBASlogoGreen
Elephant Head

Een broodje olifant

Soms word je ingezet op een klus die zo groot is dat je geen idee hebt waar je moet beginnen en hoe je het tot een eind kunt brengen. Mensen definiëren dit soort klussen als broodjes olifant. Hoe kun je zo’n McDjumbo Elephant Sandwich verorberen?

Probeer niet om het in één keer te doen.

  • Ga aan de slag met één poot en als je met deze maat van brokken weet om te gaan, dan kun je aan de slag met de staart, de oren of de slurf. Die zijn relatief eenvoudig.
  • Als je een poot op hebt dan kun je de andere drie oppeuzelen. Of je begint aan de kop.
  • De volgende stap is dat je begint om de buik weg te kluiven. Het zal je waarschijnlijk een paar weken kosten maar uiteindelijk heb je de hele olifant opgegeten.
  • De sla en het broodje kun je laten liggen. Die sla is slap en het brood is oud tegen de tijd dat je klaar bent met de olifant.

Linksom or rechtsom, je zit nog steeds met de uitdaging om die olifant op te eten. Eigenlijk is de belangrijkste boodschap: probeer het niet om zo’n olifant in je eentje weg te kluiven. Laat je helpen, doe het samen!

De benadering

De relatie tussen processen en IT.

Neem even de tijd om op je gemak dit Entiteit Relatie Diagram (ERD) door te nemen, begin in het midden en redeneer vanuit het proces.

Een proces is pas een proces als er iets in gaat (input) wat leidt tot iets wat eruit komt (output). De verrijking wordt gedaan door mensen, machines en/of IT diensten. Meestal is het een combinatie van mens en hulpmiddel. Hetgeen wordt gedaan door een machine of door IT noemen we een service. In de ideale wereld zijn deze diensten gebaseerd op een use case (toepassing).

  • Use cases zijn de fundamentele bouwstenen van een functioneel ontwerp. Ze beschrijven de afspraken tussen behoefte en dienstverlening (demand & supply) in het proces. 
  • User stories zijn individuele uitingen door vertegenwoordigers van gebruikers (persona’s). Deze stellingen kunnen helpen bij het aggregeren van use cases. Het is een formaat/ of sjabloon voor een bedrijfsanalist in gesprekken met “de business”.

Een IT-dienst is het resultaat van het combineren van configuratie-items (onderdelen van IT) en dit ontwerp wordt een oplossingsarchitectuur genoemd.

Wanneer configuratie-items op maat worden geassembleerd / gebouwd, wordt dit proces ondersteund door een technisch ontwerp. Voor out-of-the-box configuratie-items hoeft geen technisch ontwerp te worden gemaakt. Indien nodig kan de informatie worden verstrekt door de leverancier.

Organiseren van de processen

De top van de process pyramide

Deze pagina bevat een verscheidenheid aan modelleringstechnieken. Elke techniek is geselecteerd voor specifiek gebruik of doelgroepen.

Het Entity Relation Diagram ERD zoals hierboven weergegeven beschrijft kernconcepten in een datastructuur en hoe deze zich verhouden. De lijnen die ze verbinden beschrijven “kardinaliteit” in vormen als

  • 1:0,
  • N:1,
  • 1:1, etc.

Doelgroep: ontwikkelaars en datamodelleurs.

Het andere diagram met de 4 diagonaal geplaatste zwarte dozen is een IDEF Ø model. Het beschrijft communicatie (afspraken) binnen een processtructuur.

Doelgroep: procesmanagement en kwaliteitsmanagement

Mensen zijn dol op hiërarchie

IT zou kunnen zeggen dat ze aan het hoofd van de voedselketen of in het midden van het model staan.

Om de echte waarde van het model te krijgen, kunt u het pdf-bestand van het model downloaden.

  1. Zorg voor schone handen en eventueel wat pleisters.
  2. Pak de schaar en knip het model uit.
  3. Vouw voorzichtig alle lijnen en zorg ervoor dat de gekleurde driehoeken naar buiten wijzen.
  4. Breng wat lijm aan op de witte extensions en verbind de witte strips met de achterkanten van de gekleurde driehoeken.
  5. Even laten drogen.
  6. Bekijk de piramide en beslis welk element de kern is (of het belangrijkste).