Documenten
Vanaf het begin begonnen mensen hun processen te documenteren.
Zo’n 17.000 jaar geleden begonnen mensen in Lascaux (Zuid-Frankrijk) hun bedrijfsprocessen (jagen en verzamelen) vast te leggen. Dit was niet de enige plaats waar dat gebeurde. Over de hele wereld zijn soortgelijke vindplaatsen. Latere beschavingen deden het alleen “anders”. Zo vormden de muren van tempels in Egypte met een schriftvorm van hiërogliefen op een andere manier een basis voor het vastleggen van verhalen. De “drager” was duurzaam want die tempels zijn er nog steeds.
Sterker nog, als je de definitie van het begrip “document” analyseert, spreken we van informatie op een inhoudsdrager. Dus zowel de grotten van Lascaux als de tempels in Egypte zijn, in essentie, documenten. Een man met een master’s titel in blibliotheek-wetenschappen heeft het me ooit als volgt uitgelegd: “Een olifant in het wild is een groot beest maar een olifant in de dierentuin is een document”.
De noodzaak tot een handzaam formaat.
Zo’n 6000 jaar geleden was er een schrijver in Mesopotamië die de technologie van kleitabletten omarmde om zijn ideeën in een tastbare vorm uit te drukken. Op een gegeven moment keek hij naar zijn stapel kleitabletten en kwam tot het idee dat er wat ordening nodig was. Het werd steeds moeilijker om in enorme hoeveelheid de specifieke inhoud terug te vinden die hij nodig had. Daar komt bij dat moeder af en toe naar zijn atelier kwam om een recept te zoeken voor een of ander gerecht om aan het einde van een lange werkdag op tafel te zetten.
Toen kwam het moment dat hij in een “writer’s block” kwam en dat was ook het moment dat hij op het idee kwam om een opbergmechanisme te creëren. Dus ging hij naar de IKEA in Babylon en kocht een Moppe (kastje) met laadjes. Thuisgekomen besloot hij dat de lade linksboven voor tuintabletten was, de lade rechtsboven voor kooktabletten, de lade in het midden voor fictie, de lade rechts in het midden voor Soemerische sonnetten, de lade linksonder voor aardewerk en de andere map was voor diversen
Op een vrijdag kwam zijn moeder thuis van de markt met een tablet over linzen. Dilemma! Waar laat ik de kleitablet over linzen. Zal ik ze in het laadje over kook-kleitabletten stoppen of in het laadje met tuinier-kleitabletten?
In principe is het gebruik van lades of mappen in de loop van de tijd niet veranderd. Andere beschavingen begonnen op papyrus of geitenleer te schrijven en pas een paar honderd jaar geleden begonnen mensen papier te gebruiken. De Romeinen bedachten het wastablet, zodat ze een herbruikbaar hulpmiddel hadden om te krabbelen. Geen Moppe voor dat doel.
Ook het IKEA kofferconcept is duurzaam gebleken. De Trinity College-bibliotheek in Dublin is eigenlijk een gigantische “Moppe” en mensen vinden hun weg door die enorme hoeveelheid kennis via een kaartsysteem.
Plotseling waren er computers
Het gevolg van een structuur op basis van folders.
Stel je voor dat je een groot aantal inhoudsitems (bestanden) hebt die je in een mappenstructuur wilt opslaan. Een nummer is slechts een hoeveelheid informatie op een drager. Je moet eerst de hiërarchie van de mappenstructuur uitvinden en, net omwille van het voorbeeld, kies je ervoor om te bestellen via een model van:
- Artiest,
- Album,
- Deuntje.
Het komt vaak voor dat een deuntje op meerdere albums wordt gebruikt. Ga je in dat geval je bestand per album dupliceren? Of, als je gewoon een speciaal nummer wilt vinden, moet je de artiest en het album kennen voordat je het deuntje vindt.
Opslag en interface zijn gescheiden zaken.
Tot zo ongeveer 2015 gebruikten de meeste mensen iTunes of een andere mediaspeler. Het had een interface waarmee je een bestand met “love” in de titel kon vinden, in een reeks van 40000 nummers, gebaseerd op tags. Het kostte je maar 3 of 4 klikken om de liefde te vinden die je nodig had.
Spotify. Een enorm succes vanwege investering in metadata.
Met iTunes kon je nog steeds door je repository bladeren; maar niemand deed het. Ze omarmden de toegevoegde waarde van de op zoeken gebaseerde gebruikersinterface.
Spotify staat je niet eens toe om door de (op mappen gebaseerde) repository te bladeren. Ze presenteren u 50.000.000 volumes ongestructureerde inhoud (muziekbestanden) en in slechts een paar klikken vindt u wat u nodig heeft. Het kan liefde zijn, het kan iets anders zijn.
Ze investeerden in hun gebruikersinterface en classificatie.
OK, ik ben het ermee eens als je zegt dat het alleen om het consumeren van inhoud gaat. Ik werk niet voor Spotify, maar als je deze aanpak kunt gebruiken voor het ophalen van inhoud, zou het net zo goed een oplossing kunnen zijn voor het maken, bijwerken en verwijderen van inhoud.
Dat is wat we doen in een medium als SharePoint we maken, lezen, bijwerken, verwijderen van ongestructureerde inhoud. Een deel ervan kan gevoelig zijn, andere inhoud kan van tijdelijke waarde zijn, andere bestanden hebben strikte procedures en logboekregistratie nodig om het bewijs te leveren, maar dat is geen reden vast te houden aan het concept van mapjes.
Een SharePoint alternatief gebaseerd op termen.
Metadata is de sleutel tot succes bij het organiseren van inhoud die tussen mensen wordt gedeeld. Een map is ook een benadering van metadata, maar daar hebben we het hier niet over.
Het is niet mogelijk om op SharePoint gebaseerde inhoud naar een publiek publiek te brengen (anoniem gebruiker). Er zijn echter manieren om M365-inhoud naar de buitenwereld te brengen, maar dat is een ander gebruik
Spotify gebruiksgemak in kantoorautomatisering
Stel je voor dat je dezelfde instrumenten hebt voor het maken, vinden, bijwerken of verwijderen van office-bestanden (Word, Excel, PowerPoint, Pdf, txt, mp3 avi) op je kantooromgeving. Voorzien van allerlei filters om zoekresultaten te verfijnen. Net zoals we doen wanneer we filters op kolommen in een spreadsheet gebruiken. Dat we allerlei voor-gedefinieerde weergaves kunnen creëren, dat je je eigen weergaven kunt maken en bewaren voor hergebruik.
Als we dat doen, dan wordt je niet in de perceptie geperst van de persoon die de mappenhiërarchie heeft gemaakt.
Ik heb geen tijd om metadata toe te voegen, zeggen mensen als ze het niet meteen omarmen. Vaak maken deze mensen maximaal 10 bestanden per week aan. Aangezien tagging 30 seconden per bestand kost, loopt dat toch op tot 300 seconden per week.
Het gebeurt niet zonder een beetje extra aandacht, maar het classificatieproces kan ook worden geautomatiseerd, maar dat is een andere blog.
Kort en goed
Je schrijft niet voor jezelf in een professionele setting. Je documenteert omdat andere mensen de informatie nodig hebben, dus maak het hen gemakkelijk om de informatie te vinden.